情シス業務の属人化の危機を回避！5つの予防策で業務を安定化

情シス業務の「属人化」は、企業運営における見えないリスクです。特定の人物に専門知識やスキルが集中すると、その人が欠けた場合の業務停滞や混乱は必至です。この状態は企業の競争力低下を招き、業務の品質や効率に悪影響を与えるリスクを増大させます。
 
属人化の危機を解消し、業務の安定と効率を高める鍵になるのが「属人化の予防策」です。本記事では、情シス業務の属人化が引き起こすリスクと根本原因、属人化を克服するための「5つの予防策」を解説します。属人化を解消したい情シス関係者の方は、ぜひご覧になってください。

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情シス業務の「属人化の根深い要因」

属人化とは、業務内容を特定の「キーパーソン」だけが熟知している状態を指します。近年、多くの企業の情シス部門で属人化の問題が拡大中です。属人化が進んでしまう原因として、以下が挙げられます。

① テクノロジーや市場の急速な変化

昨今の「テクノロジーの急速な進化」や「ダイナミックな市場の変化」は、企業に特別なスキルや専門知識を持つ人材の必要性を高めています。現代の情シス運営は、個々の豊富な経験と高い技術力が、以前よりも強く求められているのです。この状況は、新入社員や中途社員が「業務に必要な専門知識」や「スキルレベルに適応するまでの時間」を長引かせることになっています。結果的に、業務の属人化を一層深刻化させています。

② 短期的な業績優先に伴う「人材教育と投資の不足」

属人化を引き起こす大きな要因として、「短期的な業績優先による人材教育と投資の不足」が挙げられます。短期的な業績を重視する企業の場合、一人の専門家が単独で業務を進めるスタイルが評価される傾向があります。
 
長期的な業績を考慮すると、「後継者の育成」や「バックアップ体制の構築」は欠かせません。しかし、これらの取り組みには時間とリソースが掛かります。短期的な業績を優先する企業の場合、本投資がおろそかになり、いつまで経っても属人化が解消されません。

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③ コミュニケーション不足と組織文化がもたらす問題

コミュニケーションが不足している組織の場合、情報や知識が適切に流通しません。その結果、特定のメンバーに情報や専門知識が偏ります。この原因は、情報共有を奨励しない組織文化や、強い個人主義が影響しています。コミュニケーション不足によって、情報の流通が制限されることで属人化が進んでしまうのです。

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情シス業務の属人化が招く多面的な危機

個々の担当者に依存する「属人化」は、企業の持続的な成長を阻害する「隠れた脅威」となり得ます。属人化が引き起こす、ビジネスにおける潜在的なリスクは以下の通りです。

① 業務効率や企業の成長低下を招く

属人化が長期にわたると、「業務の持続性」と「組織の柔軟性」が損なわれるリスクが高まります。特に、熟練者に依存した業務運営をおこなっている場合、その人が急な休暇や病気で不在になると、業務の流れが一気に滞る可能性が高まるでしょう。
 
企業の成長に伴い業務量が増加する中で、属人化は業務遅延やエラーのリスクを助長します。結果として、組織全体の生産性と成長が妨げられてしまいます。

② イノベーションの停滞：新規アイデアの創出が困難に

長期にわたって同じ担当者が特定の業務に専念すると、新たな視点や革新的なアプローチが生まれにくくなります。担当業務が長くなればなるほど、メンバーは変化を敬遠し、確立された方法や思考パターンに依存する傾向が強くなります。
 
このような状況は、組織に所属するメンバーが「新しいアイデア」や「改革の提案」を柔軟に受け入れる能力を低下させることに。属人化によって、業務効率や生産性の向上が妨げられてしまうでしょう。

③ 組織の品質管理や社内コミュニケーションに悪影響を及ぼす

属人化の進行は、組織の品質管理や社内コミュニケーションに深刻な影響を与えかねません。担当者が業務内容を一手に掌握することで、上司や同僚からの「業績の評価」や「フィードバックの精度」が低下する可能性があります。
 
さらに、このような独占状態は、他のスタッフからの有益な意見や提案を受け入れる機会を減少させ、組織文化にもネガティブな影響を与えます。この状態が長期化すると、チームの一体感やメンバー間の協調性が破綻し、「組織全体のモチベーション低下」を招いてしまうでしょう。

情シス業務の属人化を防ぐための「効果的な5つの戦略」

情シス業務の属人化は、組織全体の成長を阻害し、業務の継続性に重大なリスクをもたらします。この問題を効果的に回避するためには、以下の5つの予防策が有効です。

① 業務プロセスの「シンプル化」と「標準化」

業務の属人化を防ぐには、「業務のシンプル化」が欠かせません。複雑な業務は特定のスキルを必要とし、その結果、属人化のリスクが増大させます。解決策として、「業務プロセスを簡素化」して「業務の透明性を高める」ことが重要です。これにより、新人や異動者も業務を迅速にキャッチアップでき、効率的に働くことが可能になります。
 
また、「業務の標準化」も有効です。業務手順やルールを明確にし、マニュアルを整備することで、全員が均一な基準で業務に取り組む環境を築けます。標準化によって、業務の品質が一定に保たれるだけでなく、業務効率と生産性を向上できるでしょう。

② 継続的な教育と研修の重要性

属人化を防ぐための有効な手段が、「継続的なスキルアップ」や「トレーニング」です。ビジネス環境やテクノロジーが急速に変化する現代において、教育と研修は企業戦略の一部として位置づけるべきでしょう。
 
教育と研修の有効な手法として、「①オンボーディングプログラム」「②外部の専門家の活用」「③オンライン研修の活用」が挙げられます。①オンボーディングプログラムは、 新入社員が効果的に業務に取り組めるよう、会社文化や業務フローを理解できる総合的なプログラムを用意します。

②外部の専門家の活用は、業界のエキスパートや外部トレーナーを招いて、「最新のビジネス手法」や「技術トレンド」を学ぶセミナーを定期的に開催すると良いでしょう。③オンライン研修の活用は、「オンラインコース」や「ウェビナーへのアクセス」をメンバーに提供し、自分自身のペースで学習できる環境を整えます。これらの手法は業務の効率性や品質を向上させるための手段として、多くの先進企業が実践しています。

③ 持続的なPDCAサイクルで業務の安定化を図る

業務の属人化を解消するためには、一過性のプロジェクトでは不十分です。新たな属人化の兆候が見られた場合には、迅速な対処が求められます。持続的な活動が不可欠であり、計画（Plan）の策定から行動（Do）の実施、結果の確認（Check）、必要な改善（Act）まで、PDCAサイクルを常に回し続けることが重要です。持続的な活動によって、業務効率と品質を継続的に高めることができます。

④ 最先端のITツールによる業務革新

テクノロジーが急速な進化を遂げる現代社会は、新しいITツールやソフトウェアが日々登場しています。これらの革新的なツールを効果的に導入することで、属人化の解消が可能です。多くの先進企業では、CRM（顧客関係管理）やプロジェクト管理ツール、チャットツールを駆使して、チーム内コミュニケーションや業務効率を最適化。これらのツールを使いこなすことで、情報共有が容易となり、属人化の解消につながるでしょう。

⑤ 戦略的なアウトソーシングの活用

アウトソーシングを戦略的に活用することで、業務の属人化を解消できます。特定の業務を外部の専門家に託すことで、業務の品質と効率をバランスよく高めることが可能です。外部への委託例として、「カスタマーサポート」や「コールセンター」などの業務のほか、「キッティングサービス」や「ノンコア業務」での活用が有効です。

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これら業務を外部の専門家へ委託することで、属人化のリスクを大幅に軽減できます。業務の外部委託は単なるコスト削減ではなく、「業務の継続性」と「品質の向上」を目的とした「戦略的な選択肢」といえるでしょう。外部の専門家と適切なパートナーシップを構築し、密接に連携することで業務属人化の問題を解決できます。

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アウトソーシングの力を借りて、業務の属人化を根本から解決しよう

情シス業務の属人化が続いてしまうと、業務品質や業務効率の低下が免れず、企業の競争力はいずれ落ちていきます。業務の属人化を解消するには、状況に応じた最適な解決策を選択し、すばやく実行に移すことです。この実行手段として強力な手助けとなるのが、「アウトソーシング(BPOサービス)の活用」です。
 
特にキューアンドエーのBPOサービスは、その多様性と実績により、多くの顧客から高い評価を得ています。キューアンドエーは25年以上の実績と専門知識を背景に、企業の多様なITニーズに応えるアウトソーシングサービスを提供しています。社内システムの運用管理からDX導入支援まで、まるっと業務を引き受ける「まるごと情シスBPOサービス」を用意しており、キューアンドエーのBPOサービスを利用することで、企業はITコストを抑制しつつ、業務の安定性と品質を高めることができます。
 
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