中小企業の電子帳簿保存法の対応状況は？DXを推進しバックオフィス業務を改善

電子帳簿保存法の改正が2022年1月から施行され、「帳簿書類の保存方法」が大きく見直しされました。電子帳簿保存法は事業規模に関わらず、「すべての企業・個人事業主」が対象となります。電子保存の義務化は 2023年12月まで準備期間が設けられましたが、IT活用やDX推進が遅れている中小企業は対応に不安があるでしょう。そこで今回は、「電子帳簿保存法の改正内容と３つの保存方法」「中小企業の対応状況の実態」「中小企業におすすめの対策」を紹介します。

電子帳簿保存法の対応と同時に、デジタル化(DX)を推進しバックオフィス業務を改善したい中小企業の経営者さま、ぜひご覧になってください。（参考：国税庁　電子帳簿等保存制度特設サイト ）

電子帳簿保存法とは？改正対応が必要なタイミングは「2024年1月から」

電子帳簿保存法とは、保存が義務付けられている「帳簿」や「書類」を、電子上で保存するためのルールを定めた法律です。世の中のデジタル化が進み、パソコンを使った会計処理の書類作成が一般的になったことから、1998年に電子帳簿保存法が制定されました。

今回の改正に伴い、中小企業が電子帳簿保存法の対応が必要となるのは「2024年1月」からです。電子上で取り交わした「請求書」や「領収書」などのデータ保存が義務化されます。早め早めの準備を進めることで、慌てずに対応できるでしょう。

電子帳簿保存法の対応が必須であることを踏まえ、今まで手付かずだった「非効率なバックオフィス業務のプロセス」を見直し、効率化を進める絶好の機会です。電子取引データを電子上で保存することで、「保存場所の削減」や「書類検索のスピードアップ」などの効果が期待できます。本改正を前向きに捉えて、このタイミングで自社のデジタル推進（DX）を進めましょう。(参考：中小企業のDX推進状況は？中小企業がDXを成功させる3つのポイントを紹介)

電子帳簿保存法の「3つの区分」

電子帳簿保存法は、帳票や書類の電子保存を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに区分しています。それぞれ必要な運用が異なるため、注意が必要です。では、３つの区分と運用方法の詳細を見ていきましょう。

① 電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、電子的に作成した帳簿や書類を「データのまま保存する」ことです。電子帳簿等保存の対象となるのは、自らが電子的に作成した国税関係の書類や帳簿類になります。たとえば、「損益計算書」や「貸借対照表」など決算関係の書類を会計ソフトで作成している場合、これらは電子帳簿等に該当します。

また、現金出納帳や仕訳帳などの国税関係書類等も、同様に電子帳簿等に該当します。これらの書類は一定要件を満たす場合、電子データによる保存が許容されます。

② スキャナ保存

スキャナ保存は、紙でやり取りした書類をスキャナで読み込み、データとして保存する方法です。対象となるのは、自らが作成した契約書や領収書に加えて、相手方から受領した書類も含まれます。

電子帳簿保存法の改正後は、スキャンし終えた原本は「破棄することが可能」です。原本を破棄しても問題ありませんが、要件を満たす形で保存できていなかった場合、後々で必要になる可能性もあります。改正後も、一定期間は原本を保管しておく方が安全でしょう。

③ 電子取引

電子取引は、取引先と「電子データで書類のやり取りを行うこと」を指します。たとえば、「見積書・請求書をメールに添付したやり取り」や、「インターネットで商品購入した際に発行される領収書のPDF」「クラウドシステム経由で受領する発注書や請求書」などが、電子取引に該当します。

これらの書類は、従来は紙に印刷して保存するケースが一般的でした。しかし、改正された電子帳簿保存法では、「電子取引の紙保存」は廃止されます。今後、電子取引を行った際の保存方法は、データを印刷するのではなく「電子的に保存する」必要があります

中小企業の電子帳簿保存法の対応状況は？「対策済みの企業は4割以下」

中小企業の電子帳簿保存法に対する準備は、どのくらい進んでいるのでしょうか。ここで、中小企業の電子帳簿保存法の対応状況を見ていきましょう。

株式会社シービーティーは、2022年8月23日に「電子帳簿保存法の改正に関する実態調査」の結果を発表しています。調査期間は2022年8月8日～9日で、「電子帳簿保存法」を知っている中小企業（従業員数300名以下）の経営者101名にアンケートを行いました。

シービーティーが「電子帳簿保存法の改正に向けた対策を行っているか」と質問したところ、「行っている」と回答した中小企業の経営者は「34.6％」でした。対策済みの中小企業は、全体の4割を下回る結果となっています。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　出典元：「プロカン」

対策済み企業の約8割は「PDFでの書類の保存」を実施

次に「対策を行っている」と回答した中小企業の経営者に、「どのような対策を行っているか」を質問したところ、「PDFでの書類の保存」(85.7％）が最多の回答となりました。続いて「電子データの保存場所・方法の決定」(62.9％)、「管理システムの導入」(51.4％)、「文書・ファイルの分類」(48.6％)の順となっています。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　出典元：「プロカン」

また選択肢以外の自由記述では、「税理士との相談」「対応機材およびソフト、知識を学習中」「社内インフラ整備と社員教育」などの回答が挙がっています。電子帳簿保存法の改正に対して、中小企業の対策方法は「PDFでデータ保存を行う」企業が圧倒的に多い結果となっています。

電子帳簿保存法改正の対応課題は？「システム導入とノウハウ・人材の不足」

続いて、電子帳簿保存法改正の「対策を行っていない」と回答した中小企業の経営者に、「対策のハードルとなっていること」を質問しています。もっとも多かった回答が「管理システムが導入されていない」(39.3％)でした。次に「電子データの取り扱いに関するノウハウがない」(29.5％)の回答が続きます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　出典元：「プロカン」

3番目に多い回答は「改正電子帳簿保存法を理解できる人が少ない」「運用を整備する担当者がいない」「どのように対応の計画を立てたら良いかわからない」「業務が忙しく、手が回っていない」(27.9％)が同率で並びました。

更に「そもそも電子帳簿保存法に関して、深く考えたことがなかった」(24.6％)、「対策を行うための予算がない」(13.1％)の回答が続きます。また、自由回答で寄せられた声の中には、「取引先への徹底が大変」や「必要な機材やシステムがわからない」「実務で対応できる人材確保が困難」などの意見も上がっています。

中小企業の経営者の回答をまとめると、電子帳簿保存法の改正対策ができている企業は全体の約4割に留まり、約6割以上の企業が「システム導入」や「運用ルールの策定」「人材不足」に悩んでいる状況が明らかとなっています。ITに強い人材やノウハウの不足が、中小企業の電子帳簿保存法対応の大きな課題といえるでしょう。

中小企業の「電子帳簿保存法対策とデジタル化(DX)推進」はキューアンドエーにお任せください

電子取引に関するデータ保存義務は、2024年1月から対応が必要です。また一足先に、2023年10月から「インボイス制度」もスタートします。経理や財務分野を始め、さまざまな分野で電子化やIT活用が進み、中小企業においても「デジタル化(DX)の対応」は避けて通れません。

今回の改正をきっかけに、専用の会計ソフトやツールを導入し、電子帳簿保存対応だけでなく「バックオフィス業務全体の効率化」を目指すのが良いでしょう。例えば、銀行やクレジットカードのデータと連携しながら記帳・保存するツールもあり、「経理業務の効率化」や「財務管理の見える化」が可能です。電子取引データの保存対応と併せて「バックオフィスの業務プロセス」を見直すことで、企業課題の早期発見と成長につなげることができます。

「電子帳簿保存法対策」と「バックオフィス業務の改善」を同時に推進したい場合、キューアンドエーの業務アセスメントサービスを利用するのがおすすめです。キューアンドエーは、経験豊富な専門スタッフがプロの視点から客観的に評価を行い、「中小企業の皆さまに合わせたデジタル化(DX)」をご提案いたします。

さらに運用定着サービスをご利用頂くことで、「お客さまが確実に運用できる仕組み」を整えます。電子帳簿保存法対策とバックオフィス業務を改善し、デジタル化(DX)を推進したい中小企業の経営者さま、ぜひキューアンドエーにご相談ください。ツール導入から運用定着までサポートし、中小企業の皆さまの事業成長に貢献します。

▼キューアンドエーのDXコンサルティングサービス

▼キューアンドエーの導入事例（DXコンサルティングサービス）

アセスメントで見えたコールセンターのあるべき姿！自立成長型の組織へ（株式会社工進様）