シャドーITが引き起こすリスクと問題点｜情シス部門が取るべき対策とBPOサービス活用を紹介

近年、クラウドサービスやモバイルデバイスの普及に伴い、情報システム部門（以下、情シス部門）が管理していないITサービスやツールが社内で利用される「シャドーIT」が増加しています。シャドーITは個人の利便性や業務効率の向上をもたらす一方で、セキュリティリスクや管理コストの増大など、さまざまな問題を引き起こします。
 
本記事では、シャドーITのリスクと対策の重要性を解説し、情シス部門が取り組むべき対策の進め方とBPOサービスによる解決策を紹介します。

■あわせてよく読まれている資料
→【無料配布資料】情シスの委託を検討されている方は、「情シス代行会社比較９選」を参考になさってください

シャドーITとは？

シャドーITとは、情シス部門が管理や把握していない状態で、従業員が勝手にITサービスやツールを導入し利用することを指します。代表的な例としては、個人のスマートフォンやタブレットを業務に使用する「BYOD（Bring Your Own Device）」や、情シス部門に断りなくクラウドストレージサービスを利用したり、アプリケーションやソフトウェアを無断で利用したりすることが挙げられます。

シャドーITが企業で広がる背景

シャドーITが企業で広がる背景には、いくつかの要因があります。まず、昨今の「クラウドサービスの普及」が挙げられます。クラウドサービスの利便性や低コストに魅力を感じ、従業員が手軽に利用するようになったことで、情シス部門の承認を得ずにクラウドサービスを業務に活用するケースが増えています。

また、「モバイルデバイスの浸透」も理由の一つです。スマートフォンやタブレットの普及により、個人所有のデバイスを業務に使用する機会が増え、情シス部門の管理が及ばない状況で業務データがモバイルデバイスで扱われるケースが増加しています。さらに、「情シス部門の対応の遅れ」もシャドーITを助長する要因といえます。現場部門のニーズに対して、情シス部門の対応が追いついていないため、必要なツールやサービスが提供されず、従業員が独自にシャドーITを導入するようになっています。
 
シャドーITが拡大する企業では、防止するための方針やルールが明確でなく、「従業員のシャドーITに対する意識の低さ」が問題の背景に挙げられます。

シャドーITがもたらすリスクと問題の影響

シャドーITは、対象となるITサービスを情シス部門が管理していないことで、以下のようなリスクや問題を引き起こします。

セキュリティリスクの増大

シャドーITは企業内で利用するために必要な、「適切なセキュリティ対策」が施されていないケースが多いです。そのため、未承認のクラウドサービスやアプリケーションを介した「マルウェア感染」や「不正アクセスの被害」を受けやすくなります。
 
また、個人所有デバイスからの業務データ流出や紛失、脆弱性を持つソフトウェアやシステムの放置による外部からの攻撃、情報漏洩につながるデータの不適切な保管などのリスクが懸念されます。これらのリスクが現実化した場合、企業は深刻な被害を受ける可能性があります。

コンプライアンス違反の恐れ

シャドーITは情シス部門が把握していないITサービスの利用を伴うため、社内規定や法令に違反する恐れがあります。個人情報保護法や規制への抵触、社内のセキュリティポリシーやライセンス違反、著作権侵害などのコンプライアンス上の問題が発生する可能性があります。

これらの違反が発覚した場合、企業は法的責任を問われたり、顧客からの信頼を失ったりするなど、深刻な影響を受けるリスクがあります。

管理コストの増大

企業はシャドーITの存在が把握できないため、ITリソースの全体像が見えず、適切な管理が困難になります。その結果、重複するサービスやライセンスへの投資による「コストの無駄」が発生してしまいます。
 
その他にも、シャドーITに起因する「セキュリティインシデントへの対応コスト」や、情シス部門の管理業務の増加に伴う「人件費の増大」など、管理コストの増大につながる可能性があります。情シス部門が提供する公式ツールとの整合性が取れず、業務プロセスが乱れてコストが増大してしまうのです。

シャドーITを防ぐための情シス部門が主導するIT統制の進め方

シャドーIT対策の鍵を握るのは、情シス部門の主導による「IT統制の強化」です。情シス部門主導でIT統制を進めることでシャドーITを防止し、企業全体のIT環境を健全に保つことができます。IT統制の具体的な進め方は、以下の通りです。

STEP1： シャドーITの実態把握

まず、シャドーITの実態を把握するために従業員アンケートやヒアリングを実施し、シャドーITの利用状況を調査します。加えて、ネットワークやデバイスの監視ツールを活用することで、未承認のITサービスやツールを検出します。

STEP2：  IT利用に関する方針の策定

次に、シャドーITを防止するための方針を明文化し、経営層の承認を得ます。その上で、業務に必要なITサービスやツールの選定基準や利用ルールを定めます。

STEP3：  従業員への教育・啓発

全従業員を対象に、IT利用方針やセキュリティに関する教育を実施します。教育や啓蒙活動を通じて、シャドーITのリスクや情シス部門が提供する公式ツールの利用方法について周知します。

STEP4：  IT管理プロセスの強化

ITサービスやツールの導入方法や、変更に関する申請・承認プロセスを整備します。また、IT資産管理や脆弱性管理などの管理プロセスを強化し、一元的に管理します。

STEP5： 定期的なモニタリングと改善

上記の一連の対応を実施後、シャドーITの再発がないか、定期的にモニタリングを実施します。加えて、従業員からのフィードバックを収集し、IT利用方針やプロセスを継続的に改善します。
 
これらのステップを着実に実行することで、情シス部門が主導するIT統制を強化し、シャドーITを防止することが可能です。ただし、IT統制の強化は一朝一夕には達成できません。情シス部門には、従業員との丁寧なコミュニケーションと地道な取り組みが求められます。

シャドーIT防止の課題とBPOサービス活用のメリット

シャドーIT防止に伴うIT統制の強化は、情シス部門にとって重要な課題ですが、さまざまな障壁があります。推進課題として「人的リソースの不足」、「技術的な知見の不足」、「業務への影響」、「コストの問題」などが挙げられます。

情シス部門の人手不足やスキル不足は、シャドーIT対策やIT統制の強化を進める上で大きな課題です。また、最新のセキュリティ脅威やクラウドサービスの動向など、技術的な知見が求められますが、情シス部門だけでは十分な知見を得ることは難しいでしょう。また、シャドーIT対策やIT統制の強化には、一定の業務への影響が避けられず、従業員の反発や業務効率の低下なども懸念されます。さらに、ツールの導入や人材の確保には一定のコストがかかるため、情シス部門の予算制約の中で十分な投資ができない可能性もあります。

■「情シスのIT人材不足の原因」と「人材不足によって起きる課題」「人材不足を解決するアウトソーシング」については、こちらで解説しています！

→情シス人材不足が深刻化。情シス業務の人材不足の解決策にアウトソーシングを活用しよう

これらの課題を解決するために、頼りになるのがBPO（Business Process Outsourcing）サービスです。BPOサービスを提供するベンダーには、シャドーIT対策やIT統制に精通した専門家が在籍しているため、情シス部門の人的リソース不足を補うことができます。

また、BPOベンダーは常に最新のセキュリティ動向やクラウドサービスの知見を持っているため、情シス部門はBPOベンダーから最新の技術的知見を得ることが可能です。BPOサービスを活用することで、ツールの導入や人材確保にかかるコストを最適化でき、限られた予算の中で最大限の効果を得ることができるでしょう。

■情シスのBPO（アウトソーシング）を検討されている方は、こちらを参考にしてください！
→情シスの業務はアウトソーシングが可能？各社サービス比較3選！委託先の選び方をわかりやすく解説【2023年版】

シャドーITの防止にキューアンドエーの「まるごと情シスBPO」サービスをご活用ください

シャドーITはセキュリティ面での脅威やコンプライアンス違反、管理コストの増大、業務効率の低下など、さまざまな問題を引き起こしかねません。シャドーITは放置すれば大きなリスクとなりますが、適切な対策を講じることでリスクを未然に防ぐことができます。これらのリスクに対処するためには、情シス部門が主導するIT統制の強化が欠かせません。
 
IT統制強化の課題を解決し、効果的なシャドーIT対策を実現するには、専門性の高いBPOサービスの活用が有効です。キューアンドエーの「まるごと情シスBPO」サービスは、高いITスキルを持つ専門家が、データの可視化や標準化の仕組みづくりを支援します。BPOサービスならではの柔軟性と拡張性により、企業の成長や環境変化に合わせて、スムーズにサービス内容を変化させることも可能です。

■キューアンドエーの「「まるごと情シスBPO」のサービス紹介資料はこちら

 
慢性的な人手不足や業務の属人化、トラブル対応の仕組みづくりに悩む企業さまは、ぜひ「まるごと情シスBPO」をご検討ください。キューアンドエーが、お客さまの最適なIT環境の構築を支援いたします。

■まるごと情シスBPOサービス
→キューアンドエーのまるごと情シスBPOはこちら

■まるごと情シスBPOの事例は下記でもご紹介しています。ぜひご覧ください！
→顧客の成功体験に貢献！社内ヘルプデスク対応のホットラインをBPOで開設！FAQを活用した課題解決へ（大東建託株式会社様）

→BPOで社内ヘルプデスクを刷新!健康経営をめざして業務の改善に取り組む（NECネッツエスアイ様