ChatGPTを搭載した議事録作成ツールとは？導入効果や選び方を解説

ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは、AIが発言者の声を聞き分け、音声を自動でテキスト化してくれます。議事録作成ツールを活用すれば、議事録作成に掛かる負担を大幅に軽減できるうえ、誰がどんな発言をしたかを明確にすることが可能です。

本記事では、商談や会議シーンに役立つ議事録自動作成ツールについて、特徴や導入効果、選び方まで詳しく解説します。ChatGPTを活用して業務効率化を実現したい方はぜひ参考にしてください。

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ChatGPTと連携した議事録作成ツールとは？

ChatGPTと連携した議事録作成ツールは、会議や商談の内容をリアルタイムでテキスト化し、その内容を整理・要約するためのツールです。参加者は会議後の振り返りやアクションプランの確認が容易になります。
音声認識ツール自体は以前からも存在していましたが、音声の誤認識が多く、後から人の手で修正を加える必要がありました。しかし生成AIの登場により、音声認識の精度が飛躍的に向上したのです。
このようなAI議事録作成ツールは、従来の手動での記録方法と比べて、時間の節約やヒューマンエラーの削減、情報の整理といった多くのメリットがあります。その中でもChatGPTを搭載したツールは、その高度な技術力と連携の強みを活かし、議事録作成の新たなスタンダードとして注目されています。

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議事録作成の課題と現状

ビジネスシーンでは、日々会議や商談などの打ち合わせが頻繁におこなわれています。特にコロナ禍以降は、オンラインでの打ち合わせをする機会も増えており、オンライン・オフライン問わずコミュニケーションはビジネスに欠かせません。

特に打ち合わせや会議の際は、議事録を作成し内容を正確に記録することで、後から振り返ることや関係者への共有をおこなえます。いつ、誰が、どんな発言をしたかや、会議の要点を整理することで、次のアクションが取りやすくなるなど、議事録は重要な役割があるといえるでしょう。
一方、人間の手による議事録作成には多くの課題があります。

【手動による議事録作成の課題点】

•  記録者が議論に参加しづらい
•  情報の欠落や誤解が生じやすい
•  情報の整理や共有に時間がかかる

こうした課題背景から、ビジネスシーンでは効率的な議事録作成ツールの需要が高まっています。

ChatGPTを搭載した議事録作成の重要性

ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは、従来の手動による議事録作成の課題を解決するツールとして位置づけられています。ChatGPTの高度な自然言語処理技術を活用すれば、リアルタイムで発言者の音声を認識し、自動でテキストに変換されます。さらにAIがテキストの文脈から議論の内容を的確にキャッチし、会議の要約や重要なポイントの整理までおこなえます。
これにより、参加者とのコミュニケーションを円滑にし、議事録の内容をより詳細に、かつ自然な形で記録することが可能です。結果的に議事録作成の質が向上し、後から内容を確認する際や、関係者への共有がスムーズになることが期待されます。

ChatgGPTで議事録作成はどこまでできるのか

ChatGPTは、米国OpenAI社が開発した先進的な言語モデルであり、テキストベースのタスクを効率的に実行する能力があります。特に議事録の作成に関しては、ChatGPTが持つ多様な機能を活用することで、従来の方法よりも効率的かつ高品質な議事録を作成することが可能です。ここでは、ChatGPTを使用した議事録作成ツールでできることを3つ紹介します。

① 文章の要約

ChatGPTは長文や長時間の議論を、要約する能力が備わっています。会議や商談の内容を簡潔にまとめる際にChatGPTを活用することで、時間を節約しながらも重要な情報を見逃すことなく議事録を作成することが可能です。

② 重要なポイントの抽出

会議や議論の中で取り上げられた多くの情報の中から、特に重要なポイントやキーワードを抽出することが可能です。これにより、後から議事録を参照する際に、重要な情報をすぐに閲覧でき、効率的な情報共有や確認がおこなえます。

③ FAQの作成

ChatGPTは、議事録の内容をもとに、よくある質問とその回答を自動的に生成する機能が備わっています。これにより、会議の内容に関して疑問や不明点を持つ参加者や関係者が、迅速に情報を得ることができます。

ChatGPTを搭載した議事録作成ツールの機能

ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは、ビジネスの現場での会議や議論を効率的にサポートするための多彩な機能が備わっています。これらの機能は、時間の節約、情報の正確性の向上、そしてコミュニケーションの質の向上をもたらすでしょう。ここでは、ChatGPTを搭載した議事録作成ツールの主な機能を詳しく紹介します。

① 文字起こし

議事録作成ツールの基本的な機能として、音声をテキストに変換する「文字起こし」があります。これにより、会議中の発言や議論がリアルタイムにテキスト化されるため、後からの確認や関係者への共有が容易になるでしょう。
特にChatGPTの高度な言語モデルを活用することで、自然な文章としての文字起こしが可能となり、誤解を生むような変換ミスの減少につながります。

② 翻訳

国際的なビジネスシーンや多言語を使用する会議では、言語の壁がコミュニケーションの障壁となることがあります。
しかし、ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは、リアルタイムでの翻訳機能が備わっているため、会議の内容を異なる言語での参加者にも伝えることが可能です。これにより、関係者全員が同じ情報を共有し、スムーズな意志の疎通やアクションの実行に移せます。

③ タスク管理

会議や議論を進める中で、新たなタスクや次回まで取り組むべきアクションが生まれることも少なくありません。ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは、会話の中で生まれたタスクを自動的に認識し、タスク管理ツールとの連携やリマインダー設定までおこなってくれます。
タスクの見落としや対応の遅延を防ぎ、アクションの実行までもサポートしてくれるので、単に議事録作成を効率化させるだけでなく、ビジネスのスピードを早めることが可能です。

ChatGPT連携 議事録作成ツールの導入効果

近年、AI技術の進化とともに、ChatGPTと連携したツールは多くの企業で導入が進められています。その中でも議事録作成ツールを導入することで、これまで議事録作成に費やしていた手間や時間を大幅に削減できるでしょう。
ここでは、ChatGPT連携議事録作成ツールを導入することで得られる主な効果を3つ解説します。

① 議事録作成の効率化

ChatGPT連携の議事録作成ツールを使用することで、リアルタイムでの議事録の自動生成が可能です。これにより、会議後の手間を大幅に削減し、議事録担当者は他の業務に集中できます。
また、AI技術の高度な分析能力により、議論の要点や重要な情報を自動的に抽出し、簡潔かつ分かりやすい議事録作成が可能です。

② 情報共有と意思決定の迅速化

議事録作成ツールの導入により、会議の内容をリアルタイムでテキストデータとして共有できます。これにより、会議に参加していないメンバーや音声を聞くことが難しい状況にあるメンバーも、迅速に情報をキャッチアップでき、意思決定スピードの向上が見込めるでしょう。
また、ChatGPTは文章生成の精度が高いため、情報の正確性が向上し、誤解や認識の相違を防ぐことが可能です。

③ 発言者と発言内容の把握が容易にできる

従来の議事録作成では、発言者と発言内容の関連付けが難しかったり、一部の情報が欠落することがありました。しかし、ChatGPT連携の議事録作成ツールを使用することで、発言者の識別とその内容の正確な記録が容易になります。これにより、後から議事録を参照した際に、誰がどのような意見や提案をしたのかを正確に把握することが可能です。

ChatGPTを搭載した議事録作成ツールの注意点・デメリット

ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは多くのメリットがありますが、使用する際にはいくつかの注意点も存在します。ここでは、主な注意点を3つ解説します。

① 完全な自動化は難しい

ChatGPTは高度な自然言語処理技術を持っていますが、現時点では完全に自動で議事録を作成することはできません。
特に、会議の内容が複雑であったり、専門的な言葉が多用されていたりする場合は、誤った言葉で生成される可能性があり、多少なりとも人の手で修正を加える必要があります。

② 文脈の理解が限定的

ChatGPTは文章の内容を理解する能力を持っていますが、長い文章や複数の文をまたぐ文脈の理解には限界があります。
議事録の中で、前後の関係や文脈を正確に捉えるのは難しい場合があることに注意しましょう。そのため、生成された文章は必ず見直し、適宜修正を加えることが必要です。

③ プライバシーの懸念

ChatGPTを搭載したツールを使用する際には、会議の内容が外部に漏れるリスクもゼロではありません。特に機密情報や個人情報を含む議事録を作成する場合は、プライバシーの保護が非常に重要となります。
ChatGPTを搭載した議事録ツールを利用する際は、データの取り扱いやプライバシーポリシーを十分に確認した上で、利用するようにしましょう。

ChatGPT連携議事録作成ツールの選び方

AI議事録作成ツールは近年新しいものが次々に登場しています。数多くのツールの中から最適な選択をするには、その機能や操作性、サポート体制、費用など、あらゆる観点から総合的に判断することが大切です。
ここではChatGPT連携議事録作成ツールの選び方を解説しますので、ポイントを参考に最適なツールを選びましょう。

① 必要機能の有無

議事録作成ツールを選ぶ際の最も基本的なポイントは、自社にとって必要な機能が備わっているかどうかです。
例えば、音声認識機能や自動翻訳、キーワード抽出など、数多くの機能の中から自社のニーズに合った機能を満たしているツールを選びましょう。また、自社が活用している他のツールと連携可能かどうかも重要なポイントです。

② 操作性

ツールの操作性は、日常的に使用する際の利便性や効率性に直結します。直感的なUI（ユーザーインターフェース）や、視覚的に見やすいデザイン、読み込み速度の速さなど、ユーザーエクスペリエンスを高める要素が備わっているか確認することが大切です。ツールによっては、お試し期間が備わっていることも多いため、導入前には必ず触れるようにしましょう。

③ 導入・運用サポートの有無

新しいツールを導入する際、サポート体制が整っているかどうかは大きな安心感をもたらします。トレーニングやヘルプデスク、FAQなど、ユーザーが困ったときにサポートを受けられる体制が整っているかを確認することが重要です。

④ 導入・運用費用

ツールのコストは、導入の際の初期費用だけでなく、月額の運用費用やアップデートに伴う費用など、長期的な視点で考慮する必要があります。予算内で最適なツールを選ぶために、総合的なコストを把握しましょう。

まとめ

近年、AI技術の進化により、議事録作成ツールにも大きな変革が起こっています。中でも、ChatGPTを搭載した議事録作成ツールは、その高度な自然言語処理能力を活かして、効率的かつ高品質な議事録の作成をサポートしています。

一方、現時点では完全な自動化や文脈の完璧な理解は難しく、さらにプライバシーの懸念などもあるため、議事録作成ツールを利用する際には十分な注意が必要です。これらの点を理解し、適切にツールを活用することで、議事録作成の効率化と質の向上が実現できるでしょう。
技術の進化は日進月歩であり、特に生成AIを活用したツールは今後も新しい機能や改善が続くことでしょう。最新の情報を常にキャッチアップし、最適なツールを選択することが、業務効率化や生産性の向上を果たす鍵となります。

ツール導入でお悩みの方は、コールセンター運営、インサイドセールス・カスタマーサクセスの専門家であるキューアンドエーに相談いただくことをおすすめします。ぜひ、お気軽にご相談ください。

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